Riktlinje visselblåsartjänsten Region Dalarna

Riktlinje för visselblåsartjänst enligt lag (2021:890) om skydd för personer som i ett arbetsrelaterat sammanhang har fått del av eller inhämtat information om allvarliga missförhållanden och rapporterar om detta.

Bakgrund

Landstingsfullmäktige beslutade 2018-02-12 (LF S 12/18, LD16/03590) att en visselblåsartjänst skulle införas i Landstinget Dalarna, numera Region Dalarna. 

Genom regeringens proposition (2020/21:193) föreslogs också en ny lag om skydd för personer som rapporterar om allvarliga missförhållanden de fått ta del av eller har information om i ett arbetsrelaterat sammanhang. Den nya visselblåsarlagen (2021:890) gäller när det föreligger ett handlande eller underlåtenhet som strider mot rådande lagar, riktlinjer och direktiv. Samtidigt behöver handlandet och underlåtenheten ingå i ett sammanhang där det finns ett allmänintresse av att informationen kommer fram. Lagen innehåller bland annat bestämmelser om skyldigheter att inrätta rapporteringskanaler, behandling av personuppgifter och tystnadsplikt.

Den nya lagen ersätter lag (2016:749) om särskilt skydd mot repressalier för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden. Skyddet består av ansvarsfrihet och förbud mot hindrande åtgärder och repressalier. 

För att efterleva lagens krav har Region Dalarna upphandlat en extern leverantör, WhistleB, som tillhandahåller en säker och anonym rapporteringskanal. Tjänsten gör det möjligt för särskilda personkategorier (se rubrik 3) att rapportera om allvarliga missförhållanden. Den som rapporterar om allvarliga missförhållanden i en organisation kallas visselblåsare. 

Enligt den nya visselblåsarlagen är det också möjligt för visselblåsare att rapportera via externa visselblåsarkanaler hos angivna myndigheter. För mer information läs:

Förordning (2021:949) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden

Visselblåsartjänstens syfte

Visselblåsartjänsten är en rapporteringskanal där särskilda personkategorier (se rubrik 3) inom Region Dalarna kan rapportera om allvarliga arbetsrelaterade missförhållanden inom organisationen. Tjänsten gör att misstänkta oegentligheter kan upptäckas och åtgärdas i ett tidigt skede, något som bidrar till att upprätthålla förtroende för verksamheten.

Vem kan anmäla?

Visselblåsartjänsten är till för särskilda personkategorier som representerar eller är yrkesverksamma inom Region Dalarna, det vill säga medarbetare, entreprenörer, konsulter, praktikanter och inhyrd personal. Det kan också vara volontärer samt arbetssökande. Även personer som tidigare tillhört någon av kategorierna och har information om oegentligheter som ägt rum under tiden inom organisationen kan göra en anmälan.

När används visselblåsartjänsten?

Genom visselblåsartjänsten och i enlighet med, lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, kan nämnda personkategorier uppmärksamma arbetsgivaren på allvarliga, arbetsrelaterade oegentligheter och missförhållanden, (det s.k. missförhållandekravet), såsom agerande i strid med lagstiftning eller allvarliga avsteg från Region Dalarnas styrande dokument. Det kan exempelvis vara fråga om ekonomisk brottslighet, korruption, utnyttjande av ställning, jäv, mutor eller säkerhetsbrister. Samtidigt måste det finnas ett allmänintresse kring det som anmäls.

Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (riksdagen.se)

För att omfattas av skydd enligt visselblåsarlagen krävs att den som rapporterat om ett missförhållande av allmänintresse hade ”skälig anledning att anta” att uppgiften var sann (det s.k. visshetskravet).  

Allmänt missnöje kring arbetsförhållanden, konflikter, organisatoriska frågor, chefskap, samt fall av kränkningar och trakasserier på arbetsplatsen utgör vanligtvis inte ett larm om allvarliga missförhållanden och ska därför inte rapporteras via visselblåsartjänsten. Dessa frågor hanteras istället genom regionens ordinarie rutiner och bör lyftas med din chef, personalenheten, facklig representant eller skyddsombud.

Den som inte har lagstöd, i enlighet med lag 2021:890, för att rapportera eller som vid inhämtande av information gör sig skyldig till brott har inte har skydd mot ansvarsfrihet eller repressalier (se rubrik 5). Visselblåsartjänsten ska inte användas med ett skadligt uppsåt eller med vetskapen om att anklagelsen är falsk. Region Dalarna ser allvarligt på ett missbruk av visselblåsartjänsten.

Förutsättningar för att omfattas av skyddet

En rapporterande person får inte göras ansvarig för att ha åsidosatt tystnadsplikt, under förutsättning att personen hade skälig anledning (visshetskravet rubrik 4) att anta att rapporteringen av informationen var nödvändig för att avslöja det rapporterade missförhållandet (missförhållandekravet rubrik 4). Ansvarsfriheten gäller dock inte vid så kallad kvalificerad tystnadsplikt, vilket framgår av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Notera även att ansvarsfriheten inte gäller om den rapporterande personen genom inhämtandet av uppgifter gör sig skyldig till annat brott (t.ex. dataintrång). Verksamhetsutövaren får inte hindra eller vidta repressalier mot en rapporterande person eller mot personer som hos verksamhetsutövaren bistår eller har annan koppling till den rapporterande personen, under förutsättning att de ovannämnda kraven (missförhållandekravet och visshetskravet) är uppfyllda. Verksamhetsutövaren får inte heller vidta repressalier på grund av att någon vänder sig till sin arbetstagarorganisation för samråd i fråga om rapportering. Den som genom rapporteringen eller inhämtandet gör sig skyldig till ett brott har inte skydd mot repressalier. En verksamhetsutövare som bryter mot något av förbuden mot hindrande åtgärder eller repressalier ska betala skadestånd för den förlust som uppkommer och för den kränkning som överträdelsen innebär.

Skyddet av repressalier och ansvarsfrihet gäller under förutsättning att den rapporterande personen är, har varit eller kan komma att bli verksam i den verksamhet som rapporten avser - eller alternativt en annan verksamhet som den rapporterande personen är eller har varit i kontakt med genom sitt arbete. När också missförhållandekravet och visshetskravet är uppfyllt så gäller skyddet oavsett vilken utgången av utredningen blir i det aktuella visselblåsarärendet.

Läs mer om skyddet enligt 2, 3 och 4 kap (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden:

Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (riksdagen.se)

Hur fungerar visselblåsartjänsten?

Region Dalarna använder en webbaserad tjänst med kommunikationskanal från WhistleB. WhistleB garanterar visselblåsaren anonymitet genom att ingen metadata sparas. Visselblåsaren kan därför välja att vara helt anonym i samtliga kontakter med Region Dalarna. Kommunikationskanalen möjliggör även fortsatt kontakt mellan Region Dalarna och visselblåsaren.

Utöver den webbaserade tjänsten finns även möjlighet att lämna en rapport muntligt eller genom ett fysiskt möte med visselblåsarfunktionen. Skriv i sådana fall till visselblåsarfunktionen genom att använda en funktionsbrevlåda (visselblasar.funktionen@regiondalarna.se). Det är dock viktigt att notera att anonymiteten endast garanteras vid användning av WhistleBs kommunikationskanal.

WhistleB krypterar data i kommunikation och lagring.

Ärendehanteringstjänsten skyddas genom säker lösenordshantering, inklusive tvåfaktorautentisering.

Vem mottar och utreder anmälningar?

Anmälningar till visselblåsartjänsten tas emot av en intern visselblåsarfunktion i Region Dalarna. Gruppen innefattar chefsjurist, strategisk rådgivare, samordnare och en tillförordnad samordnare. Det är endast personerna i visselblåsarfunktionen som har åtkomst till anmälningarna i visselblåsarkanalen, som skyddas av dubbla lösenord. Visselblåsarfunktionens aktivitet loggas i WhistleB och hantering av ärenden är konfidentiell och sekretessbelagd. Vid behov kan personer som tillför expertis inkluderas i utredningen. Dessa personer får endast tillgång till relevant data och förbinder sig till sekretess.

Strikta jävsregler gäller för de personer som ingår i visselblåsarfunktionen (se rubrik Hur utreds anmälningar?).

Vem ansvarar för visselblåsartjänsten?

Regionstyrelsen har processansvaret för visselblåsartjänsten och regiondirektören fastställer riktlinjen för visselblåsartjänsten genom verkställighetsbeslut. Chefsjuristen är uppdragsägare för visselblåsartjänsten och personer som ingår i visselblåsarfunktionen är de som ansvarar för tjänsten.

Hur utreds anmälningar?

Samtliga inkomna anmälningar ska läsas och bedömas av visselblåsarfunktionen. När en anmälan bedöms vara ett visselblåsarärende bestämmer visselblåsarfunktionen om anmälan ska utredas av visselblåsarfunktionen, i linjen eller av annan resurs inom organisationen, alternativt av extern utredare. Visselblåsarfunktionen arbetar självständigt och oberoende.  

Den eller de som ges i uppdrag att utreda ärendet ska återkomma med en skriftlig rapport inom en specifik angiven tidsram. Utredningsrapporten ska, i förkommande fall, inkludera en beskrivning av de åtgärder som planerats eller vidtagits med anledning av den aktuella situationen. Anmälningar utreds inte av någon som är berörd av eller inblandad i ärendet. Om ärendet gäller någon av visselblåsarfunktionens medlemmar alternativt regionråd, direktörer, eller förvaltningschefer ska utredningen genomföras av upphandlad extern part. 

Om information saknas i anmälan kan visselblåsaren få följdfrågor i systemet. Visselblåsaren behöver därför logga in i systemet igen inom 10 dagar efter att anmälan lämnats in. 

Om anmälan trots följdfrågor förblir ofullständig avslutas den.

Visselblåsaren får då ett standardsvar i WhistleB som informerar om detta. Ärendet avslutas också vid de tillfällen då det inte bedöms vara ett visselblåsarärende. Visselblåsaren informeras i sådana fall om detta och hänvisas till annan kontaktväg om sådan finns. Observera dock att skyddet för visselblåsaren kvarstår, oavsett utgången av utredningen, så länge missförhållandekravet och visshetskravet är uppfyllt i det aktuella visselblåsarärendet (se rubrik Förutsättning för att omfattas av skyddet).

Visselblåsarfunktionen går därefter igenom avlämnad utredningsrapport och bedömer huruvida den på ett tillfredsställande sätt adresserat den situation som beskrivs via visselblåsartjänsten. Kompletteringar kan vid behov begäras in.

Återkoppling till den rapporterande personen ska göras senast inom tre månader.  

Anmälan räknas som en allmän handling och efter avslutad utredning diarieförs inkomna relevanta handlingar. Sekretessprövning sker vid varje begäran om utelämnande.

Visselblåsarfunktionen ska årligen återrapportera utredda ärenden till regionstyrelsen.

Misstanke om brott och arbetsrättsliga åtgärder

Om det finns misstanke om att Region Dalarna har utsatts för brott kommer arbetsgivaren överväga att göra en polisanmälan. Finns det misstanke om att någon enskild person har utsatts för brott gör individen en egen bedömning om en polisanmälan ska göras. Beroende på vad utredningen visar görs också ett ställningstagande om arbetsrättsliga åtgärder ska vidtas.

Hantering av personuppgifter

Regionens dataskyddsarbete ska säkerställa att personuppgifter som regionen behandlar ges ett effektivt och ändamålsenligt skydd. Arbetet ska även säkerställa lagefterlevnad, stärka regionens förmåga att förebygga och hantera allvarliga störningar och kriser samt stärka förtroendet för regionens informations- och personuppgiftshantering. 

All personuppgiftshantering i Region Dalarna ska följa regionens informationssäkerhets- och dataskyddspolicy med tillhörande riktlinjer.

Tillämplig lag

Riktlinjen är baserade på lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, Dataskyddsförordningen samt lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.

Anmälningsförfarande

Information om uppdaterade anmälningsförfaranden finns på Region Dalarnas intranät och på www.regiondalarna.se.