När det uppmärksammas att den enskilde kan vara i behov av en SIP informeras hen om vad det innebär, vad som händer i en SIP-process (de olika stegen i processen, samtycke, kallelse, förberedelse, möte etcetera.) och får möjlighet att ta ställning till om hen vill att en SIP-process initieras.

Målet är att den enskilde kan ta ett informerat beslut om en SIP-process ska inledas eller inte. Det bör även informeras om möjligheten att kunna ta med sig en, närstående till SIP-mötet. Om personen själv föreslår SIP kan man fråga om hen önskar någon information om själva SIP-processen.

För att kunna genomföra SIP-mötet och upprätta en SIP-process samt möjliggöra informationsöverföring mellan huvudmännen och andra berörda aktörer (till exempel myndigheter), är huvudregeln att den enskilde ska ge sitt samtycke.
Ett samtycke kan lämnas skriftligen, muntligen eller genom att den enskilde på annat sätt visar att hen samtycker. Ett muntligt samtycke ska i första hand dokumenteras i gemensamt journalsystem, i andra hand i verksamheternas egna dokumentationssystem.

Samtycket kan aldrig vara generellt formulerat. Informationsöverföringen får endast omfatta de uppgifter som behövs för att samtliga parter ska kunna planera och utföra sina insatser inom ramen för SIP-processen. Samtycket är begränsat till arbetet med SIP och innebär inte att verksamheterna kan utbyta information i övrigt utan den enskildes medgivande. Dialog förs med den enskilde om vilken typ av uppgifter som är relevanta för SIP-processen och som därför kommer att behöva lämnas ut och till vem.

Den enskilde ska erbjudas möjlighet att undanta uppgifter som hen inte vill att annan tar del av. Möjligheten att göra undantag gäller också om det är personer/enheter som den enskilde inte samtycker till. Samtycket sprids till berörda aktörer så snart det hämtats in för att möjliggöra kommunikation genom hela processen (även innan första mötet). Ett samtycke är tidsbegränsat (gäller i max ett år) och den enskilde har när som helst rätt att dra tillbaka sitt samtycke.
När det gäller barn och unga är det barnets vårdnadshavare som ger samtycke till att en samordnad individuell plan upprättas. Det innebär att det är vårdnadshavaren som genom sitt samtycke också utser vilka aktörer som kallas till mötet. I beaktande av barnets ålder och mognad bör hen tillfrågas och delta i beslutet. Barnets inställning ska ha betydelse i förhållande till ålder och mognad. Om barnet inte innehar ålder och mognad är det den unges vårdnadshavare som ska ge sitt/sina samtycken. Finns två vårdnadshavare måste båda ge sitt samtycke, om båda har vårdnadsansvar.

Den som inte kan lämna sitt samtycke ska inte fråntas möjligheten att få sina insatser samordnade i en SIP. Detta kan ske genom företrädare, men prövning, framtidsfullmakt, god man eller förvaltare.

Det är viktigt att lägga ner tid på att planera och förbereda SIP-mötena. Under förberedelserna bestäms tillsammans med den enskilde vad mötet ska handla om (agendan), vilka som ska bjudas in, mötets utformning samt stötta och motivera den enskilde till att själv leda mötet om det är möjligt etcetera.

Det är den enskildes situation, erfarenhet och upplevda behov som ska utgöra utgångspunkten för planeringen i kombination med professionens bedömning av vård- och stödinsatser som baseras på bästa tillgängliga kunskap.

Inför mötet behöver samtliga kallade parter förbereda sig och inhämta relevant information. Här kan med fördel även ett förmöte ske mellan professionen (med den enskildes samtycke) för att förtydliga delar som annars kan bli hinder i SIP-mötet.

Mötesledare och mötessekreterare för mötet bör utses innan mötet alternativt inledningsvis vid mötet. Några viktiga punkter att förbereda inför SIP-mötet med den enskilde är:

Behovsbeskrivning - Vad tycker den enskilde att den har för behov? Vad ser personalen för behov?

Diskutera olika alternativ med personen - Vad tänker den enskilde själv kan vara ett alternativ av stöd/insats?

• Målutformning - Vilka mål har den enskilde?
• Samtycke - Vilka är berörda att bjudas in?
• Kallelse - Vem ska bjudas in, när och var ska mötet ske?

Kalla till möte

Kallelse/inbjudan till SIP-möte skickas i gällande journalsystem alternativt per post till inbjudna aktörer. Av kallelsen bör framgå:

• Vem kallelsen avser, det vill säga den enskildes uppgifter
• Tid och plats/information om eventuellt digitalt möte.
• Frågeställning/agenda för mötet.
• Förteckning över samtliga kallade till mötet (personer och/eller verksamheter).
• Övrig information, till exempel om det finns behov av tolk, om mötet behöver begränsas till ett visst tidsspann, eventuellt behov av digitala hjälpmedel etcetera.
• Kontaktuppgifter till sammankallade.

De kallade/inbjudna ska meddela vem som kommer delta på SIP-mötet. Vid förhinder ska en ersättare utses.

Genomför SIP-möte

SIP-mötet består av tre delar

1. utse huvudansvarig för SIP-mötet och den fortsatta SIP-processen
2. genomförande av mötet
3. dokumentation.

Mötet inleds med en presentationsrunda som följs av agendan för mötet som ska ha tagits fram tillsammans med den enskilde innan mötet i de inledande förberedelserna. Därefter sker dialog mellan parterna och beslut om olika insatser/aktiviteter fattas (se mer nedan). Allt detta dokumenteras i en plan, en SIP. (Se stödblankett för planering av SIP under stödmaterial)

Av planen ska det framgå:

1. Vilka mål den enskilde har och vilka insatser/aktiviteter som behövs för att målen ska kunna uppfyllas
2. vilka insatser/aktiviteter respektive huvudman ska ansvara för
3. vilka åtgärder som vidtas av någon annan än kommunen eller regionen
4. vem av huvudmännen som ska ha det övergripande ansvaret för planen
5. När planen ska följas upp

Varje verksamhet ger insatser

I väntan på beslut

Vissa beslut inom Region Dalarna kan bara fattas av läkare efter en bedömning av patienten. Beslut inom kommunen kräver utredningsunderlag och beslut fattas enligt en delegationsordning. Vissa beslut kan inte fattas av handläggare utan av överordnad chef, arbetsutskott eller nämnd. När ett beslut om en insats inte kan beslutas under själva SIP-mötet, ska det framgå vad som är möjligt att genomföra i väntan på detta och hur tiden fram till beslut ser ut samt när beslut ska återkopplas.

Uppföljningsmöte

SIP-möten ska alltid följas upp. Vid första SIP-mötet bestäms innan avslutat möte datum för nästa uppföljning. Datumet skrivs in i planen. Respektive huvudman ansvarar för uppföljningar av sina pågående insatser. Den som utsetts som huvudansvarig för SIP-processen ansvarar för att genomföra uppföljningsmötet. Inom uppföljningen följs mål och insatser upp, eventuella behov av revidering av mål och insatser görs, ändrade omständigheter av vikt beaktas, bedömning av fortsatt behov av SIP etcetera.. Uppföljningen av SIP är en viktig i del i processen för att kunna se om insatserna gett önskad effekt för den enskilde samt om den enskildes behov förändrats. SIP-processen fortsätter så länge ett samordningsbehov finns och den enskilde samtycker. Hur ofta uppföljning ska genomföras bedöms efter behovet.

Avsluta SIP-process

SIP-processen avslutas när de uppsatta målen är uppfyllda, när behov av insatser som behöver samordnas inte längre finns och nya behov av samordning inte förväntas uppstå inom den närmaste tiden (eller när samtycke inte längre finns). Det är viktigt för alla involverade att veta när planen inte längre gäller. Utsedd ansvarig för SIP-processen ansvarar även för att informera alla om att SIP-processen är avslutad. När planen avslutas ska det förtydligas i den sista uppföljningsplanen.