Offentlighetsprincipen

En hörnsten i ett demokratiskt samhälle är offentlighetsprincipen. Den innebär att myndigheternas verksamhet så långt som möjligt ska ske i öppna former.

Ett uttryck för offentlighetsprincipen är principen om handlingsoffentlighet. För att garantera insyn i riksdagens, regeringens och myndigheternas arbete har principen om handlingars offentlighet skrivits in i en av grundlagarna, Tryckfrihetsförordningen (TF). Handlingsoffentligheten ger var och en rätt att begära att få del av allmänna handlingar och vanligtvis utan att behöva tala om varför eller vem man är.

Vad är en allmän handling?

Enligt tryckfrihetsförordningen (TF) är en handling varje framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniska hjälpmedel. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Men även e-post, fax, video- eller bandupptagningar och fotografier kan vara en handling.

En handling kan vara allmän eller inte allmän. Enligt TF är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet är inkommen dit eller i sin slutliga form är upprättad där. Exempel på en handling som inte är allmän är en tjänstemans interna arbetsmaterial såsom utkast till skrivelse. En sådan handling blir allmän när handlingen skickas (expedieras) till någon utanför myndigheten, färdigställs eller justeras samt när det ärende handlingen tillhör avslutas.

Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Alla allmänna handlingar som inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess är offentliga. Du har rätt att läsa en allmän offentlig handling.

Utlämnande av allmän handling

Vill du ta del av en allmän handling ska du vända dig till regionens utlämningsfunktion för att beställa handlingar. Begäran att få ta del av en allmän handling ska prövas genast eller så snart som möjligt.

Prövningen omfattas av om handlingen är allmän och om den är offentlig eller helt/delvis omfattas av sekretess. Prövningen görs i första hand av den tjänsteman som har handlingen i sin vård eller som genom rutiner i till exempel arbetsordning fått i uppgift att utföra detta. Om handlingen inte kan lämnas ut därför att den inte är en allmän handling eller är sekretessbelagd ska tjänstemannen upplysa dig om att du kan få frågan prövad av myndigheten. Läs mer under rubriken "Om du vill klaga" nedan.

Gemensam utlämningsfunktion (GUF)

Kontaktuppgifter till Gemensam utlämningsfunktion. 

E-post: guf@regiondalarna.se
Telefonnummer: 023-49 00 00
Adress: Region Dalarna, Gemensam utlämningsfunktion, Box 712, 791 29 Falun

Hur fort kan jag få handlingar?

Enligt lagen ska allmänna offentliga handlingar lämnas ut "skyndsamt". Det innebär i praktiken att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker regionen. Om det inte är självklart att uppgifterna i handlingen är allmänna eller kan omfattas av sekretess måste viss tid ges för regionen att göra denna bedömning.

Får jag ta med mig handlingar hem?

Du kan läsa handlingarna på plats och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Regionen har fastställt avgifter för kopior med mera av allmänna handlingar.

Var finns allmänna handlingar?

Region Dalarna, samt alla andra offentliga förvaltningar, måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker.

Det är regionen och regionens bolag och stiftelser som ansvarar för att handlingarna registreras eller hålls ordnade så att det utan svårighet går att fastställa vilka handlingar som har kommit in eller upprättats.

Det vanligaste sättet att registrera handlingar är i ett diarium.

Vad innebär sekretess?

Handlingar som i sin helhet innehåller uppgifter som omfattas av sekretess brukar kallas hemliga handlingar eller sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskildas personliga och ekonomiska förhållanden eller landstingets ekonomiska intressen.

Av offentlighets- och sekretesslagen framgår vilka uppgifter som kan omfattas av sekretess och i vilken verksamhet.

Det innebär att regionen, med stöd av lagen, avgör vilka uppgifter som omfattas av sekretess i samband med att någon begär att få ta del av uppgifterna.

Om du skickar ett brev till regionen och skriver "hemligt", "förtroligt " eller "konfidentiellt" så kanske innehållet ändå inte bedöms omfattas av sekretess, om inte lagen medger det.

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du normalt inte tala om vem du är när du vill ta del av allmänna handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. För att regionen ska kunna göra en sekretessprövning kan det ibland vara nödvändigt att veta vem som frågar efter uppgifterna och till vad de ska användas.

Om du vill klaga

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta eller om du anser att regionen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.

Korrespondens blir allmän handling

Din egen korrespondens (brev, fax och e-post) med regionen blir en allmän handling, som kan läsas av andra om inte uppgifterna omfattas av sekretess. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka brev i ett ärende som rör en regionfråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev registreras.